Foreningens privatlivspolitik

Foreningens privatlivspolitik, gældende fra 10.12.2018.

Foreningen behandler enkelte personoplysninger fra medlemmerne og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan personoplysningerne bruges til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Der behandles kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og oplysningerne slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.

Gilleleje og Omegns Museumsforening er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

                      Kontaktperson:                  Kasserer Hafsteinn Sigurdsson

                      Adresse:                            Grønnevang 304 3250 Gilleleje

                      CVR-nr.:                            29988579 

                      Telefonnr.                          Mobil  51905249 

                      Mail:                                 haffi304@gmail.com

Behandling af personoplysninger

1. Medlemsoplysninger:                   navn, adresse, telefonnr. mailadresse,                                                                    indmeldelsesdato

1. Særlige oplysninger.                     CPR-nr. for tegningsberettigede efter                                                                    myndighedskrav herom.

Hvor indhentes oplysninger fra

Oplysningerne indhentes fra medlemmerne.

 Foreningens formål med behandling af personoplysninger

 Personoplysninger behandles til bestemte formål, når der er en lovlig grund hertil.

 Lovlige grunde er særligt:

• Foreningens berettigede og legitime interesser i at behandle oplysningerne (interesseafvejningsreglen)
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav eller kommunale krav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af medlemmernes relationer til og fra foreningen

Formål med behandling af oplysninger på ledere (bestyrelsen):

• Håndtering af bestyrelsens hverv og pligter i foreningen
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af bestyrelsens relationer til og fra foreningen

Personoplysninger behandles kun ud fra legitime interesser

I det omfang, foreningen behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede og legitime interesser, som:

• Håndtering af medlemmernes rettigheder i henhold til vedtægterne m. v., herunder i forhold til generalforsamlingen
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m. v.
• Afholdelse af alle typer arrangementer og aktiviteter
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, normalt i det igangværende kalenderår + 5 år

Samtykke

Oftest vil foreningens behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Foreningen indhenter derfor kun medlemmets samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysningerne til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis foreningen indhenter medlemmets samtykke, er det frivilligt at give samtykket, og det kan til enhver tid trækkes tilbage ved, at foreningen får besked herom.

Videregivelse af personoplysninger

Der videregives ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden medlemmets samtykke.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Foreningen har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om foreningen  behandler personoplysningerne som medlem af foreningen eller som ulønnet bestyrelsesmedlem/leder,

Medlemmer og bestyrelse/ledere

Personoplysningerne opbevares i en periode fra ophøret af medlemskabet/virket i bestyrelsen efter følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn sker opbevaringen i en periode på 5 år efter ophøret

Medlemsrettigheder

Medlemmerne har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dem:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til udlevering af data i almindeligt anvendt format
• Retten til indsigelse

Medlemmerne kan gøre brug af rettighederne, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til foreningens dataansvarlige kontaktperson, se ovenfor

Hvis et medlem henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøges det, om betingelserne er opfyldt, og i så fald gennemføres ændringen eller sletningen hurtigst muligt.

Medlemmet kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f. eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.

Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på tryk hos den dataansvarlige og på foreningens hjemmeside.

Således vedtaget i bestyrelsen                                Gilleleje, den 10. december 2018

Birgit Sørensen     formand

Lisbeth Hamborg   næstformand

Frede S. Petersen  kasserer                                                                                          

Klaus Rigger          bestyrelsesmedlem

Ove Hanse            bestyrelsesmedlem                                                                                         

Det underskrevne dokument findes hos formanden.